Kodeks Dobrych Praktyk Rodzinnych Wytyczne w zakresie odpowiedzialnego zarządzania firmami rodzinnymi

Kodeks dobrych praktyk firm rodzinnych jest wspólnym projektem INTES Akademie für Familienunternehmen, Family Business Network Niemcy (FBN) oraz organizacji Familienunternehmer – ASU, z inicjatywy prof. Petera Maya. Pierwszy Kodeks dobrych praktyk firm rodzinnych powstał w Niemczech w 2004 roku jako pierwsza ogólnoświatowa inicjatywa tego typu. W 2010 roku został gruntownie przepracowany, a obecna, trzecia edycja spełnia trudne wymagania, jakie postawiła sobie Komisja: Kodeks musi być regularnie uaktualniany i rozwijany. Do udziału w obradach Komisji zaproszeni zostali więc znani przedsiębiorcy rodzinni, naukowcy oraz doradcy.

W Polsce coraz więcej firm rodzinnych inicjuje zmiany pokoleniowe, coraz istotniejsze staje się więc efektywne zarządzanie biznesem, który za­czyna nosić znamiona wielopokoleniowości. Ponieważ mi­sją Instytutu Biznesu Rodzinnego jest wspieranie firm ro­dzinnych w profesjonalizacji zarządzania, eksperci i zespół IBR uznali, że również na rynku polskim pozycja ta jest nie­odzowna dla tych właścicieli firm rodzinnych, którzy myślą i działają w perspektywie długookresowej! Tym samym stwo­rzyli ramy do dyskusji nad profesjonalnym Kodeksem do­brych praktyk firm rodzinnych, którego celem jest wzmac­nianie tak biznesów, jak i rodzin biznesowych.

W 2017 roku Instytut Biznesu Rodzinnego w formie broszu­ry wydał Kodeks dobrych praktyk firm rodzinnych. Publika­cja zawiera m.in. określenie praw i obowiązków właścicieli, kompetencje rady nadzorczej czy zarządu, informacje o do­brych praktykach sprawozdań finansowych, o przenoszeniu czy rezygnacji z własności. Kodeks wprowadza także w te­matykę przygotowywania ładu rodziny.

W tym numerze FAMILY BUSINESS prezentujemy rozdział o ładzie rodziny:

– Ład Rodziny –

Jeśli właściciele chcą utrzymać przedsiębiorstwo w rękach rodziny, nie mogą skupiać się tylko na interesach przedsię­biorstwa, lecz również w profesjonalny i odpowiedzialny sposób uwzględniać interesy rodziny.

Zaleca się spisanie Konstytucji Rodziny, w której uchwycone będą i tym samym uregulowane elementy ładu rodzin­nego, którego celem jest umocnienie w członkach rodziny poczucia przynależności do rodziny oraz ich identyfikacji z firmą rodzinną. Dodatkowo celem ładu rodziny jest unikanie potencjalnych konfliktów oraz ich szybkie i łatwe rozwią­zywanie.

Przedsiębiorstwo rodzinne i rodziny właścicielskie tak bardzo różnią się między sobą, że nie sposób określić uniwersal­nych zapisów dobrego ładu rodziny.

W zależności od wielkości firmy i rodziny, złożoności oraz historii działalności, każda rodzina powinna sama znaleźć najlepsze rozwiązanie i spisać je w konstytucji rodziny, uwzględniając przy tym następujące elementy.

7.1 Podstawy: wizja długowieczności

7.1.1 Przedsiębiorstwa mogą pozostać przedsiębiorstwami rodzinnymi tylko tak długo, jak długo uda im się zachować możliwie największą jednomyślność rodziny właścicielskiej oraz jak długo celem rodziny będzie zachowanie przedsiębiorstwa w ich rękach.

Właścicielom zaleca się zwrócenie szczególnej uwagi na te aspekty. Zaleca się również szczególną troskę nie tylko o interesy firmy, ale i o interesy rodziny.

7.1.2 Rodzina właścicielska powinna wypracować swoje wartości i cele, określić wartości i cele przedsiębiorstwa oraz uwzględnić je w wizji przedsiębiorstwa i uchwycić w Konstytucji Rodziny. Powinna wziąć pod uwagę zarówno aspekty materialne, jak i aspekty emocjonalne.

7.1.3 Ład rodziny powinien również określać:
• kto należy do rodziny właścicielskiej (np. współmałżonkowie),
• na jakich warunkach nowi członkowie rodziny mogą być przyjęci do grona właścicieli,
• na jakich warunkach można stracić prawo przynależności do grona właścicieli,
• kto ma prawo głosu w kwestiach ładu rodziny.

Dobry ład rodziny powinien także odpowiadać na pytanie, w jaki sposób rodzina przygotuje kolejne pokolenie do przejęcia odpowiedzialności za firmę w przyszłości oraz jak traktuje się członków rodziny, którzy nie są właścicielami, ale ponoszą odpowiedzialność za byt rodziny i firmy.

7.2 Reguły

7.2.1 Zaleca się określenie reguł organizacyjnych wewnątrz rodziny właścicielskiej, w szczególności:

• reguł komunikacji wewnątrz rodziny i wewnątrz firmy, a także reguł wypowiedzi publicznych,
• reguł rozwiązywania konfliktów,
• reguł zachowania w sytuacjach nagłych.

7.2.2 W przypadku naruszenia obowiązujących zasad, przyczyny konfliktu, jak również działania i skutki konfliktu powinny być jawne dla wszystkich członków rodziny. Dotyczy to również sposobu rozwiązania konfliktów i naprawienia szkód.

7.2.3 Zaleca się zarządzanie konfliktem w taki sposób, aby trudna sytuacja w rodzinie nie wpływała na sytuację w przedsiębiorstwie.

7.3 Wspólna aktywność rodzinna

7.3.1 Im większa rodzina właścicielska, tym bardziej zalecane jest regularne spędzanie czasu w ramach wspólnych aktywności rodzinnych oraz zdefiniowanie, kto będzie odpowiedzialny za ich organizację.

7.3.2 Każda rodzina właścicielska powinna odpowiednio wcześnie zadbać o kompetencje przyszłych właścicieli zapewniając tym samym ich zdolność do podejmowania najważniejszych decyzji w przyszłości. Zaleca się włączenie do programu rozwoju kompetencji również członków dalszej rodziny, aby ułatwić im zrozumienie szczególnych cech rodziny.

7.4 Wdrożenie ładu rodzinnego

7.4.1 Rodzina właścicielska powinna wyznaczyć osobę odpowiedzialną za skonkretyzowanie, wdrożenie i rozwój ładu rodziny.

7.4.2 Profil kompetencji, czas kadencji oraz sposób wyboru powinna określić rodzina właścicielska.

Opracowanie i moc obowiązywania własnego Ładu Rodzinnego

Ład rodzinny może przyjmować formalny kształt lub też funkcjonować w sposób nieformalny. Ta druga opcja dominuje w firmach rodzinnych prowadzonych przez pierwsze pokolenia, w których założyciele jednocześnie zarządzają firmą i znają każdy jej aspekt. Zaleca się sformalizowanie systemu ładu w drugim i kolejnych pokoleniach – następcy dzie­dziczą firmę, rodzina się rozrasta, wielu członków kolejnych pokoleń nie pracuje w firmie, a więc i niekoniecznie zna wszystkie zasady i procedury jej funkcjonowania.

8.1 Każdej firmie i rodzinie zaleca się opracowanie indywidualnych reguł na podstawie zapisów niniejszego Kodeksu.

8.2 Rodzina właścicielska powinna wspólnie opracować i uchwalić reguły Kodeksu. Proces wspólnych dyskusji i wymiany poglądów jest często ważniejszy niż wypracowany efekt.

8.3 Rodzina właścicielska powinna regularnie aktualizować zapisy Kodeksu i dopasowywać je do aktualnych potrzeb. Dlatego powinna odpowiednio wcześnie ustalić, które elementy Kodeksu mogą podlegać zmianom, w jaki sposób i na jakich warunkach.

8.4 Rodzina powinna również zadbać o konsekwencje prawne Kodeksu i jego postanowień, w szczególności zapewnić wykonalność (nie wszystkie bowiem postanowienia Kodeksu będą wprost obowiązujące prawnie) i zgodność Kodeksu z obowiązującymi powszechnie przepisami prawa, umowami spółki i innymi dokumentami prawnymi.

Jeżeli nie otrzymałeś jeszcze Kodeksu dobrych praktyk firm rodzinnych, a chciałbyś go mieć, napisz do nas: awlodarczyk@ibrpolska.pl
Wyślemy Ci Kodeks pocztą!

Poprzedni artykuł