Biurokreacja idealna

Blisko dwa tysiące godzin. Średnio tyle czasu spędzamy rocznie w pracy. Co więcej 43,6 godzin tygodniowo Polacy najczęściej pracują przy biurkach. Spotkania, projekty, realizowanie nowych kontraktów, konferencje, liczne e-maile oraz telefony i oczywiście – terminy. W takim środowisku wykonujemy obowiązki służbowe każdego dnia. Podobno połowa sukcesu w pracy to dobrze zaparzona kawa i biuro, które zachwyca. Jednak czy tylko o zachwyt tutaj chodzi? Projektujemy biuro idealne, czyli jakie?

Powinno wspierać pracowników, wyzwalać myślenie, sprzyjać koncentracji. Dobrze zaprojektowana przestrzeń jest atrakcyjna, ale też spełnia potrzeby różnych grup osób. Jest elastyczna, bo dopasowana do różnorodnych zadań. Nie jest jednolita, gdyż to podział na strefy pozwala na pracę w skupieniu, interakcję i odpoczynek. Co więcej nie trzeba rewolucji, by takie biuro stworzyć – przekonuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Czy da się coś więcej powiedzieć o ergonomii?

Będzie ciężko, ale spróbujmy. Na początek kilka faktów. Długotrwała wymuszona pozycja staje się poważnym problemem w wielu krajach. Brytyjczycy wykazali, że przebywając minimum osiem godzin w biurze, ruszamy się statystycznie tylko 30 minut. Według ostatnich badań Ergotest ponad połowa stanowisk pracy w Polsce nie spełnia wymogów ergonomii. Okazuje się, że ¼ osób w wieku od 26 do 35 lat cierpi na bóle pleców. Najczęściej bolące karki i barki szkodzą przedsiębiorstwom. 66% Polaków deklaruje, że będąc zdrowszym pracowałoby po prostu lepiej

– Przeciętna osoba zatrudniona na pełen etat spędza niemal ¼ roku w firmie. Dlatego to, w jaki sposób zorganizowane jest jej stanowisko pracy ma ogromne znaczenie. Źle dopasowane biurko czy fotel, nieprawidłowa pozycja i nieprzestrzeganie zasad ergonomii sprawiają, że 70% osób skarży się na dyskomfort fizyczny w biurze. Regulacja wysokości blatu pozwalająca na szybkie i łatwe dostosowanie miejsca pracy do wzrostu i potrzeb pracownika, może w znacznym stopniu rozwiązać problem. Powinna być też pierwszym krokiem pracodawców w trosce o zapewnienie optymalnych warunków. To rozwiązanie sprawdzi się w wielu sytuacjach, od pracy indywidualnej, po działania zespołowe. Co więcej, takie biurko będzie służyło osobom o różnym wzroście i potrzebach. Możliwość zmiany pozycji wpływa na naszą kondycję i sylwetkę. Unikamy statycznych i monotonnych wzorców ruchowych, które osłabiają mięśnie. Dodatkowo, jak wynika z obliczeń naukowców z Uniwersytetu w Chester, pracując na stojąco spalamy o 0,7 kalorii więcej na minutę niż w pozycji siedzącej – mówi Zuzanna Mikołajczyk.

Wiele firm w Polsce decyduje się na wprowadzenie systemów, które poprawiają ergonomię. Przykładem jest biurko Stand Up Mikomax Smart Office. Dzięki manualnej, łatwej w obsłudze regulacji wysokości blatu w ciągu dnia można zmieniać pozycję zależnie od potrzeb oraz płynnie przechodzić z pracy w skupieniu do działań w ramach zespołu. Po podniesieniu blatu, dwa lub cztery pojedyncze miejsca pracy można szybko zmienić na strefę spotkań na stojąco dla zespołu projektowego.

Produktywność, efektywność i inneości

To, w jaki sposób biuro jest zaprojektowane, ma znaczący wpływ na jakość realizowanych zadań. Dowód? Odbicie światła w szybie lub monitorze, potrafi skutecznie utrudnić wykonywaną pracę. Podobnie źle zaplanowana akustyka. A około 85% pracowników open space skarży się na trudności w koncentracji. Dlaczego? Bo średnio co 3 minuty ktoś lub coś w biurze odrywa nas od wykonywanej czynności. Według ekspertów powrót do skupienia może trwać nawet 25 minut. Jak wynika z badania zrealizowanego przez Mikomax Smart Office, dla ponad 70% pracowników w wieku 36 – 45 wygląd i organizacja biura jest ważna, a niemal 40% z nich przyznaje, że wpływa na rezultaty działania. Open space, dzielone stanowiska pracy, wielkie sale konferencyjne czy tzw. hot deski? Co sprawi, że w biurze będziemy działać produktywnie i odpoczywać efektywnie?

To proste. Kluczem jest wyraźne wydzielenie dedykowanych obszarów. Jest więc strefa pracy w skupieniu, relaksu, spotkań. Na przykład rozwiązania typu #Hush i Chillout. To meble, które są cały czas integralną częścią wspólnej przestrzeni, ale mogą pełnić wiele funkcji. Ekspercki HR radzą, by umożliwić pracownikom „wpadanie na siebie” w miejscu pracy, co zwiększa interakcje, poprawia relacje, wzmaga kreatywność. System #Hush tworzy takie mini-strefy dedykowane wytyczonym celom. Dzięki swojej konstrukcji umożliwia izolację akustyczną w open space, która sprzyja przeprowadzaniu szybkich spotkań, konsultacji, rozmów telefonicznych czy videokonferencji. Powodzenie wśród pracodawców właśnie takich rozwiązań dało początek nowym modelom #Hush Phone i #Hush Closed – oba wzbogacone między innymi o szklane drzwi poprawiające akustykę i komfort rozmów w ramach otwartej przestrzeni office.

Polski rynek biurowy oferuje ciekawe propozycje wspierające i efektywność, i produktywność, i wreszcie kreatywność osób spędzających większość czasu w firmie. Co więcej, nie trzeba zmieniać całego wyposażenia, wystarczy jeden lub dwa elementy, drobna rearanżacja, wyznaczenie kilku dedykowanych stref, by przestrzeń do pracy była przyjazna, a zadowolenie przekładało się na efekty.

Nie tylko o igreki tu chodzi

Organizacje, korporacje, duże i średnie przedsiębiorstwa obsesyjnie próbują zrozumieć i spełnić oczekiwania oraz potrzeby tzw. millenialsów. Argumenty? Najważniejszy to fakt, że to reprezentanci pokolenia Y będą stanowić więcej niż 40% siły roboczej do 2020 i 75% do 2025 roku. Tymczasem na rynek pracy powoli wkracza już kolejna generacja młodych i ambitnych, w wielu obszarach sprawdzają się także przedstawiciele X, czyli zdolni i doświadczeni 30-, 40-, a nawet 50-latkowie. Ponadto The Global Human Capital Trends Report 2016 przypomina, że różne grupy wiekowe często mają te same cele. Są to między innymi pozytywny wpływ na działanie organizacji, w której pracują, praca w zróżnicowanych zespołach i dla firm, które są liderami w branży, do tego pasja i zachowanie równowagi między życiem prywatnym i zawodowym. To dowodzi, że różnice pokoleniowe nie muszą przeszkadzać, a pracodawcy powinni wziąć pod uwagę potrzeby wszystkich generacji, szczególnie przy projektowaniu wspólnych przestrzeni, aranżacji biura i wprowadzania zasad jego funkcjonowania.

– W ostatnich latach granica tak zwanego wieku średniego wyraźnie przesunęła się w górę. Dzisiejsze pokolenie 40- i 50-latków wciąż czuje się młodo, oczekując od życia kolejnych wyzwań, w których można się wykazać. Coraz więcej podmiotów na świecie decyduje się na dostosowanie miejsc pracy do potrzeb pracowników starszych lub na przykład na specjalne programy stażowe dla osób powyżej 50. roku życia. Wśród takich przedsiębiorstw znajdziemy m.in. Harvard Business School, Goldman Sachs, Bloomberg. Starają się również dbać o kulturę i higienę pracy, odpowiednią aranżację przestrzeni
w biurze, by starszym członkom zespołu było wygodnie i komfortowo, czy organizację szkoleń i spotkań integracyjnych – mówi Zuzanna Mikołajczyk.

– Zauważalna jest tendencja z jednej strony do kreowania przestrzeni zwiększającej efektywność młodych pracowników, z drugiej zaś tworzenia miejsc przyjaznych osobom dojrzałym. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań ułatwiających pracę rodzicom tzw. igreków – od biurek z regulowaną wysokością, co daje możliwość pracy zarówno na siedząco jak i na stojąco, po strefy relaksu, czy też miejsca, które służą pracy w skupieniu. Dojrzałe biura są teraz w cenie, tak jak pracownicy – dodaje.

Smart working – projekt badawczy Mikomax Smart Office

W sierpniu 2016 roku ruszył projekt Smart working guidelines for modern service centers in Poland. Jego celem jest nie tylko ocena bieżącej sytuacji, czyli gotowości centrów usług do wprowadzenia między innymi zasad elastycznego modelu pracy. To także zainicjowanie wymiany doświadczeń i stworzenie praktycznego przewodnika dla przedsiębiorców, którzy chcieliby wdrażać zmiany w swojej organizacji, ale potrzebują wsparcia merytorycznego. Pierwszym etapem badania był kwestionariusz, drugim warsztaty. Kolejnym krokiem będzie wypracowanie unikatowego przewodnika dla polskim firm z praktycznymi wskazówkami, jak sprawnie wprowadzać nowe zasady w życie organizacji. Co ma wspólnego smart working z tworzeniem biura wspierającego jego użytkowników?

Terminem smart working określa się model zarządzania zespołem, w którym nacisk położony jest na efekty, a nie fizyczną obecność przy biurku i ilość przepracowanych godzin. Dlatego tak ważne mogą okazać się strefy do pracy o różnej dynamice, wydzielone przestrzenie relaksu, umożliwienie wykonywania zadań w dowolnym miejscu w firmie.

– Mamy do czynienia z filozofią prowadzenia biznesu, co najważniejsze, mierzalną. Dzięki temu możemy pracować w przestrzeni zaaranżowanej tak, by odpowiadała naszym potrzebom. To nie tylko biuro, a miejsce do przebywania i życia na co dzień, w myśl idei, że praca powinna adaptować się do życia pracownika, nie odwrotnie – przekonuje Zuzanna Mikołajczyk, inicjatorka projektu badawczego.

W badaniu Smart Working Guidelines for modern service centers in Poland biorą udział firmy reprezentujące sektor nowoczesnych usług dla biznesu, który jest jedną z gałęzi gospodarki generującej obecnie największy wzrost zatrudnienia w Polsce. Projekt badawczy realizowany jest przez Mikomax Smart Office we współpracy z ABSL. Partnerami projektu są firma Variazioni, odpowiedzialna za część badawczą, IBM, GSK, Luxoft, Transition Technologies, Roche Global IT Solutions i Wiewiórski Law Firm. Już niebawem dostępny będzie pierwszy przewodnik po smart workingu w Polsce.

Czy zatem jesteś gotowy na ewolucję?

85 lat temu brytyjski ekonomista, John Keynes pokusił się o stwierdzenie, że pokolenie Y będzie pracowało jedynie 15 godzin tygodniowo. Wielka pomyłka gospodarki czy chichot losu? Nieważne. Bo choć nadal spędzamy w miejscu pracy ponad 40 godzin w tygodniu, pracodawcy coraz częściej dostrzegają potencjał w elastycznym modelu realizowania obowiązków służbowych oraz przede wszystkim w realnym odpowiadaniu na potrzeby osób zatrudnionych. Idea „slow life” wkracza w sferę office, dzięki temu coraz większą wagę zaczyna przykładać się do etapu projektowania tak, by biuro było funkcjonalne, ale też komfortowe i zwyczajnie przyjazne. Ponadto polski design jest na wysokim poziomie stawiając na jakość, wykończenia oraz wygodę aranżacji. Na przykład dostosowując wzajemną szerokość poszczególnych modułów, dwa biurka mają wymiary dokładnie takie same, jak systemy dedykowanemu relaksowi. Pozwala to na tworzenie stref bez konieczności stawiania ścian. Aby zmienić dotychczasowe biuro nie potrzeba wielkich budżetów i rewolucyjnych zmian. Wystarczy reorganizacja dotychczasowej przestrzeni tak, by pewne elementy wpisały się kompozycyjnie w dawne miejsce, a dawały pracownikom nowe możliwości. – Takie rozwiązania polecamy naszym partnerom i nazywamy je smart services – mówi Zuzanna Mikołajczyk.

Poprzedni artykuł

Następny artykuł